PRIVACY VERKLARING van BASISGROEP HET VEER  GENK ( feitelijke vereniging) (Versie 02-09-2023)

Het Veer Genk hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Het Veer Genk houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
– Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn ver  strekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
– Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
– Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
– Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
– Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als organisatie zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Het Veer Genk (feitelijke vereniging)
Lijmstraat 2 bus 7,3500 Hasselt, Tel. 011 21 56 50
E-mail eric.stoffelen@outlook.com

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?
Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Voor het verzenden van de nieuwsbrief verzamelen we enkel uw naam en e-mailadres.
1. Indien u deze niet meer wenst te ontvangen kunt u de instructies volgen zoals beschreven in elke nieuwsbrief.
2. Voor de interne werking van Het Veer Genk verzamelen wij: naam, adres, e-mailadres, en telefoonnummer. Deze zijn nodig om u persoonlijk te kunnen contacteren.
3. Bij activiteiten van Het Veer worden soms actiefoto’s genomen. Sommige worden ter illustratie op onze website geplaatst of in de Nieuwsbrief/ website afgedrukt.

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens ?
Uw persoonsgegevens worden door Het Veer Genk verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
–  Ledenadministratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst)
–  Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van  Het Veer Genk (uitvoering overeenkomst)
–  Contactname in geval van programmawijziging of annulering (uitvoering overeenkomst)
–  Verzorgen van vorming (uitvoering overeenkomst)
–  Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen.
(gerechtvaardigd belang)
–  Ezine (e-mail) (gerechtvaardigd belang)
–  Occasionele e-mails met een aanbod voor activiteiten (gerechtvaardigd belang)
–  Papieren magazine (gerechtvaardigd belang)
–  Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken :
–  Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres,
–  Privé contactgegevens : telefoonnummer, e-mail adres
–  Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, …)
–  Aanwezigheid
–  Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf
De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging.

Wie bewaart en heeft toegang tot de gegevens?
De stuurgroep van Het Veer Genk bewaart deze gegevens.
U kan ons altijd vragen deze in te kijken of te verwijderen

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden (verwerkers)
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting);

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden).

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen.
Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien jij ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken,

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

Bewaartermijn
Het Veer Genk bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Het Veer Genk verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 1 jaar na beëindiging van de samenwerking.

Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. (…inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…)

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
Alle personen die namens Het Veer Genk van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een ‘firewall’.
• Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Aan onze bestuursleden wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
• Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan word u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Uw rechten omtrent uw gegevens
Als je vragen hebt over de verwerking van je persoonsgegevens door Het Veer Genk of als je deze wenst in te zien, kan je contact opnemen met ons Eric  Stoffelen
Tel. 011 21 56 50 – E-mail eric.stoffelen@outlook.com

Via dezelfde weg kan je ook steeds vragen om je gegevens te laten corrigeren, aanvullen of verwijderen. Bovenstaande rechten zijn uiteraard enkel van toepassing op je eigen gegevens en niet op gegevens van andere personen.

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
U heeft het recht op gegevensverwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.
U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.
Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)
Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.
U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website www.hetveergenk.be

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren. Om je je identiteit te controleren vragen wij je om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
commission@privacycommission.be

Wijzigingen aan onze privacyverklaring
Privacywetgeving wordt van tijd tot tijd aangepast, daarom is ook deze privacyverklaring aan verandering onderhevig. Onderaan lees je wanneer dit document voor het laatst is aangepast. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op de website van Het Veer Genk (https://www.hetveergenk) gepubliceerd zijn. Wij raden je aan deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op: 03 september 2023